Потоковый ввод документов

CORRECT. Автоматизация ввода и обработки документов

Потоковый ввод документов

Крупные торговые сети (RETAIL)

2. Процессы, которые были автоматизированы

Решение CORRECT позволяет автоматизировать бухгалтерский учет. Процесс обработки документов реализуется на базе аутсорсинга и выглядит так:

  • Бухгалтерские документы загружаются в сканер, где создаются их электронные образы.
  • Образы документов отправляются на сервер распознавания, где происходит автоматическое распознавание содержимого каждого документа (буквально: картинка преобразуется в текст).
  • Оператор аутсорсингового центра обработки данных CORRECT проводит верификацию, устраняя неточности распознавания, которые могут появиться из-за неудовлетворительного качества сканирования или плохой читаемости символов.
  • Документ возвращается в компанию, загружается в учетную систему, после чего он готов для проведения финансовых операций в бухгалтерии.

Автоматизированный ввод данных может быть реализован для различных финансовых документов, таких как счет-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ, акты КС-2, КС-3 и др., в зависимости от требований заказчика.

Процесс обработки финансовых документов до внедрения:

  1. Сотрудники компании-заказчика (кураторы) получают от других компаний бухгалтерскую документацию, относящуюся к сфере их деятельности. Полученные документы передаются в бухгалтерию для внесения информации в учетную систему и дальнейшего проведения операций.
  2. Сотрудник бухгалтерии проверяет комплектность документации.

    Если какого-либо документа недостает, бухгалтер возвращает документы куратору для докомплектации.
    ! При этом тратится время на многократное перемещение документов от одного сотрудника к другому.

  3. Если к комплектации замечаний нет, документы принимаются бухгалтером на обработку. В порядке очереди данные из документов путем набора с клавиатуры переносятся в систему учета.

    ! На ручной ввод данных уходит много времени. Из-за рутинности такого вида деятельности появляются ошибки, связанные с человеческим фактором, в частности опечатки.

  4. При ручном вводе данных в учетную систему необходимо сопоставить наименование юридического лица, позиций табличной части документа (если она имеется в данном документе) с базами данных поставщиков и товаров, содержащимися в учетной системе. Новые номенклатуры нужно добавить в базу данных.

    ! Документ может содержать номенклатуры, записанные с ошибками, опечатками или с перестановкой слов местами. Порой бывает довольно сложно визуально найти нужную номенклатуру в справочнике.

Весь процесс, от получения бумажных документов до создания карточки в учетной системе, из-за большого потока поступающих документов, складирующихся стопками на столе бухгалтера, может занимать до 5 дней.

Процесс обработки финансовых документов после внедрения системы CORRECT:

  1. Работы на территории заказчика:
    • Сканирование бумажных документов в потоковом режиме (использование имеющихся сканеров или поставка и установка необходимого сканирующего оборудования), Электронные копии сохраняются в заданную папку на сервере.
    • Проверка комплектности пакета документов. Неполные пакеты, ошибочные, некорректно отсканированные документы складываются в отдельную папку для дообработки куратором, загружавшим пакет.
  2. Работы в CORRECT (аутсорсинг):
    • Корректный пакет документов отправляется на сервер распознавания данных ABBYY FlexiCapture, где обрабатывается в автоматическом режиме.
    • Распознанные данные поступают удаленному оператору центра обработки данных CORRECT, который производит их многоступенчатую верификацию (проверку): проставляет сверенные со справочниками номенклатуры, проверяет суммы по документу, правильность начисления НДС, даты. Корреляция с заказчиком требуется в случаях, когда оператор контакт-центра не может принять решение по корректировке важных данных из документа.
    • Проверенные корректные данные отправляются в информационную систему компании и доступны для обработки сотрудникам финансового отдела.

В этом процессе большая часть действий по обработке документов производится на базе аутсорсинга.

В компании заказчика проводится: комплектация пакета документов и сканирование, прием обработанных данных в учетной системе.

В компании CORRECT осуществляется: распознавание данных, верификация, сверка данных со справочниками, отправка данных компании-заказчику.

Весь процесс, начиная со сканирования и заканчивая занесением данных в учетную систему, занимает в среднем четверть часа. При этом пакеты документов обрабатываются параллельно и сотрудники компании-заказчика задействованы минимально. Трудовые ресурсы заказчика могут быть направлены на решение более актуальных и важных задач, чем ввод данных с клавиатуры в учетную систему.

3. Решаемые задачи

Сокращение временных затрат на ввод документов в учетную систему.

При больших потоках входящей документации в финансовых отделах возможно скопление бумажных оригиналов, что приводит к задержке формирования отчетностей по бухгалтерским документам в учетной системе.

Это может быть обусловлено нехваткой сотрудников или неправильным распределением трудовых ресурсов. Решение CORRECT увеличивает скорость процесса формирования пакетов документов в учетной системе, заменив ручной ввод данных автоматическим.

Ликвидация опечаток и других ошибок, связанных с человеческим фактором.

С ручным вводом данных связано появление опечаток вследствие выполнения сотрудником монотонных, однообразных операций на протяжении длительного времени.

Решение CORRECT исключает появление таких ошибок благодаря автоматизации процесса ввода и передаче функции верификации специалистам центра обработки данных CORRECT.

Перевод как можно большего числа рутинных операций по вводу в автоматический режим.

При вводе финансовых документов в учетную систему довольно трудоемким процессом является попозиционная сверка номенклатур товаров из бумажного документа со справочниками учетной системы компании.

Решение CORRECT производит автоматический подбор номенклатуры из справочника. Пользователю остается лишь в некоторых случаях подтвердить правильность выбора системы.

Ликвидация многократного передвижения документов внутри компании в случае некомплектности пакета. Процесс поступления документов в учетную систему может быть задержан из-за некомплектности пакета. Решение CORRECT предусматривает возникновение таких ситуаций: неполные пакеты сразу же возвращаются куратору для доукомплектования и только потом поступают на обработку.

4. Бизнес-эффект

  • Сокращение операционных расходов, связанных с ручным вводом данных в учетную систему, до 5 раз.
  • Сокращение количества ошибок ручного ввода за счет автоматизации с последующей многоступенчатой верификацией и программными проверками
  • Сокращение расходов на персонал за счет организации единого центра обработки данных.
  • Фиксированное минимальное время обработки входящих документов: с момента отправки скан-копии документа в систему до загрузки распознанных данных проходит не более часа.
  • Хранение и оперативный доступ к скан-копиям всех документов, минимизация риска утраты данных.

5. Как это работает

Процесс обработки финансовых документов после внедрения системы ввода финансовых документов CORRECT:

  • Сканирование бумажных документов в потоковом режиме (использование имеющихся сканеров или поставка и установка необходимого оборудования).
  • Неполные, ошибочные, плохо отсканированные документы сразу же возвращаются на доработку.
  • Автоматическое распознавание данных с помощью ABBYY FlexiCapture.
  • Многоступенчатая верификация (проверка) распознанных данных в модуле верификации: сверка номенклатур с имеющимися справочниками компании, проверка сумм по документу, проверка правильности начисления НДС, сверка дат.
  • Данные отправляются в информационную систему компании и доступны для финансовой деятельности.

Основное преимущество решения по автоматизации ввода финансовых документов CORRECT состоит в использовании передовой технологии по извлечению значимой информации из отсканированных документов вне зависимости от их структуры.

  • Документы разных типов идентифицируются и обрабатываются автоматически. Поскольку система способна классифицировать поступающие документы (определять их тип), отпадает необходимость сортировать документы в строго определенном порядке.

Уникальной особенностью системы CORRECT является многоступенчатая верификация (проверка) данных.

  • Проверяются реквизиты документа; при этом полученные данные сверяются со справочниками текущей учетной системы организации.
  • Проверяется табличная часть документа, номенклатуры сопоставляются с внутренней базой данных.
  • Происходит проверка общих сумм по документу, дат, скидок, НДС.

6. Информационные системы

ПО «СуперМаг УКМ 4».

Собственная учетная система заказчика.

7. Реализованные проекты

Крупная торговая сеть бытовой техники и электроники, занимающая лидирущие позиции в Европе.

Мультиформатная торговая группа, включающая 40 объектов, связанных с производством и реализацией продуктов питания.

Закажите эффективное решение
актуальной задачи

Источник: https://www.abbyy.com/ru-ru/solutions/case-studies/tkset1/

Виды систем потокового ввода документов

Потоковый ввод документов

В статье мы рассмотрим три вида системы потокового ввода документов

Сразу оговоримся, что система потокового ввода «всеядна»: текущие, архивные, структурированные, слабоструктурированные, неструктурированные; бумажные, электронные, разных типов, форматов и состояний могут быть введены в информационные системы, из всех могут быть извлечены актуальные данные. Под каждый тип документов подбираются соответствующие оборудование и программное обеспечение.

Участок ввода

Участок ввода организуется, когда есть задача оцифровки определенных документов подразделений, где нет необходимости в территориально распределенной структуре участков сканирования, поэтому на участке ввода может быть несколько сканеров, но одного типа (документный, планетарный и т.д.

) Например, участок ввода технической документации, бухгалтерской документации и т.д. Участок ввода может содержать любое необходимое ПО. То есть участки ввода, могут быть в различных подразделениях, и каждое подразделение будет загружать в единую учетную систему свои документы – ПБД, чертежи и т.

д.

Отдельно следует отметить ОЦО – Общие центры обслуживания, в которых организуются участки ввода.

В крупных компаниях, холдингах с территориально распределенной сложной структурой создается единое подразделение, в которое передаются бизнес-процессы определенного направления для всей организации.

Например, в бухгалтерском ОЦО сосредотачиваются функции финансового и налогового учета.

То есть, вместо 10 бухгалтерий в каждом филиале, создается ОЦО, и в нем консолидируется обработка финансовой информации всех предприятий группы какого-либо холдинга, что оптимизирует штат и сокращает операционные затраты. В ОЦО создается участок ввода где оцифровываются все финансовые документы и загружаются в единую ИТ систему (то есть по сути в рамках ОЦО создается такой же участок ввода для подразделения, только для подразделения в виде ОЦО).

В крупных организациях, особенно с территориально распределенной структурой, остро стоит задача своевременного поступления документов из удаленных подразделений и филиалов в главный офис.

Эта задача может решаться курьерской доставкой бумажных документов в единый центр, после чего они сканируются, индексируются и загружаются в корпоративные информационные системы.

Основным недостатком такого подхода является невозможность обеспечить оперативное наполнение документами информационных систем вследствие объективных ограничений по минимально возможному сроку поставки (от одного до нескольких дней).

К другим существенным недостаткам можно отнести значительные затраты на транспортировку, а также возможность потери документов в пути. Поэтому если организация – это не крупный холдинг, нет смысла создавать ОЦО. Другой подход – это центр оцифровки, состоящий из различного вида оборудования под централизованным управлением.

Центр оцифровки

Центр оцифровки предполагает программно-аппаратную составляющую, в которую входят различные виды сканирующего оборудования и программного обеспечения.

Для организации распределенного ввода документов в главном офисе организации создается универсальный центр оцифровки, который призван оптимизировать технологический цикл потокового ввода и обработки документов в территориально удаленных предприятий и управлять им.

В каждом удаленном подразделении создается участок сканирования/обработки документов.

После оцифровки электронные копии документов в режиме реального времени поступают на дальнейшие этапы обработки в главный офис, где осуществляется распознавание, индексирование, верификация и наполнение базы данных и корпоративных информационных систем.

Организация распределенного сканирования документов и передачи электронных образов из подразделений обеспечивает наглядность и прозрачность процесса поступления информации, осуществляет учет поступивших образов документов и объемов проделанной работы.

В зависимости от потока документов распределенное сканирование бумажных документов осуществляется на уровне отделов и служб или на специально созданном участке. В подразделениях реализуется только сканирование документов и их пересылка в главный офис.

Целесообразность осуществления дополнительных операций по сортировке документов и индексированию на местах определяется в результате экспертизы потоков документов и анализа бизнес-процессов организации в целом и ее территориально удаленных подразделений.

В центре оцифровки осуществляется сортировка документов по типам, сканирование, полное или частичное распознавание, индексирование по заданным полям, проверка корректности распознанной информации, наполнение базы данных и существующей АИС (в частности, СЭД).

Собственно, в рамках участков оцифровки может стоять несколько видов сканеров для разных документов: на загруженных участках устанавливаются скоростные сканеры для расшитых документов, типа ЭларСкамакс, для оцифровки сшитых документов используется планетарное оборудование. На небольших участках могут стоять обычные офисные сканеры, а также широкоформатные сканеры.

В процессе сканирования осуществляется улучшение качества образов: процесс очистки изображения («очистка от мусора», «удаление шума», устранение различных искажений, выравнивание и ориентация страницы, перенесение границы листа и другие функции предварительной обработки изображения). Процесс может быть как полностью автоматическим, так и с участием операторов.

Когда шаблонное распознавание «захлебывается»

Продукты шаблонного распознавания могут «захлебываться», когда им предстоит распознать, к примеру, более тридцати различных типов документов при прочих равных условиях центра оцифровки.

Например, в органе управления имуществом региона для решения множества задач различными подразделениями востребованы 17 млн документов 30-ти типов, создававшихся в течение долгого времени.

Органу управления будет необходимо спрогнозировать некий оптимальный набор индексных полей, что крайне сложно, — архив документов можно сделать универсальным только при условии избыточного индексирования. И заказчик на определенном этапе ограничивается созданием электронных образов своих 17 млн документов, поскольку расходы на индексирование оказываются слишком велики.

Другой случай: перед органом управления градостроительством крупного российского субъекта встала задача наполнить информационную систему сведениями о документах для решения вопросов, в т.ч. судебного характера, связанных с выявлением объектов самостроя. Массив – более 1500 дел, содержащих десятки документов.

Требуется провести их сканирование и индексирование более чем по сорока полям: тип документа, номер дела, дата утверждения документа, наименование объекта, категория строительства, тип строительства, номер и дата регистрации в Градостроительном кадастре, территория, заказчик, проектировщик и так далее.

Альтернативой традиционному подходу по созданию электронного информационного ресурса документов градостроительного и земельно-имущественного комплексов является использование автоматизированной системы подборки документов (АСПД).

Неструктурированный цифровой массив в виде скан-образов документов загружается в систему, которая осуществляет черновое распознавание без верификации. Затем АСПД по заданным классификаторам и набору регулярных выражений определяет принадлежность документа к определенному типу.

Для каждого из типов документов запрограммирован набор реквизитов, необходимых для включения на их основе в оперативные подборки, и из документов на основании той же распознанной подложки извлекаются индексные данные и связываются с документами.

Наименования документов не формализованы, и система распознает близкие по значению слова, например «договор», «контракт», «соглашение». Система взаимодействует через программный интерфейс (API) с любым источником, содержащим документы, — СЭД, ECM, файловой системой.

Технология обработки информации позволяет определять словоформы, выявлять различные сущности в тексте (производится с использованием словарей и/или правил употребления слов, например с большой вероятностью слово с заглавной буквы, стоящее после аббревиатуры ОАО, является названием организации): наименование организаций, название улиц, номера домов и т. д.

Если бумажным прототипом массива был набор папок (номенклатурных дел), то единицей обработки в АСПД будет дело.

При определении типа страницы, система делает логическую «закладку» с привязанными к ней параметрами этого документа и выделенными индексными полями, которая, по сути, является карточкой документа, отмеченного этой «закладкой».

Неструктурированный массив в результате обработки системой превращается в формализованный электронный информационный ресурс.

В результате запроса, который осуществляется в универсальном поисковом поле, система самостоятельно распознает формат и содержание запроса, проассоциирует их с адресом или наименованием юридического лица, кадастровым или условным номером, датой договора аренды и т.п.

На интерфейсе рабочего места специалиста органа управления имуществом помимо строки поиска будет всего три кнопки — «Документы по аренде», «Документы на объект» и «Арендатор». Специалисты смогут оперативно формировать подборки документов по наименованию юридического лица, фрагменту адреса нахождения объекта, условного или кадастрового номера, номера договора аренды. Всякий раз, когда у подразделения администрации появится необходимость наполнить систему новыми документами, они после оцифровки будут также автоматически обрабатываться и окажутся включенными в процессы обеспечения деятельности отделов.

Интерфейс рабочего места сотрудника органа управления градостроительным комплексом будет состоять также из строки поиска и трех кнопок – «Разрешительная документация», «Проектная документация» и «Нормативная документация». Подбор осуществляется соответственно: по кадастровому номеру, почтовому или строительному адресу; по территории, периоду и проектировщику; по периоду, территории, наименованию органа, принявшего нормативный акт.

Помимо типов формализованных документов, массив будет содержать также сопутствующие квитанции об отправке заказных писем, судебные уведомления и т. д. Создавать глобальный справочник, учитывая и эти типы документов, нецелесообразно. Расставленные закладки дают возможность осуществлять прямой доступ к документу, а просмотровщик — «пролистать» не только этот документ, но и близкие к нему.

Таким образом, автоматизированная система подборки документов позволяет решать не только типовые задачи, но и любые новые, являясь очень практичной альтернативной традиционному потоковому вводу.

Источник: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%92%D0%B8%D0%B4%D1%8B_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC_%D0%BF%D0%BE%D1%82%D0%BE%D0%BA%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B3%D0%BE_%D0%B2%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D0%B0_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2

Потоковый ввод документов

Потоковый ввод документов

Если бумажным прототипом массива был набор папок (номенклатурных дел), то единицей обработки в АСПД будет дело. При определении типа страницы, система делает логическую «закладку» с привязанными к ней параметрами этого документа и выделенными индексными полями, которая, по сути, является карточкой документа, отмеченного этой «закладкой».

Неструктурированный массив в результате обработки системой превращается в формализованный электронный информационный ресурс.

В результате запроса, который осуществляется в универсальном поисковом поле, система самостоятельно распознает формат и содержание запроса, проассоциирует их с адресом или наименованием юридического лица, кадастровым или условным номером, датой договора аренды и т.п.

Потоковый ввод документов в сэд

Важно Одним из наиболее трудоемких и длительных этапов внедрения любой системы электронного документооборота является первичный залповый ввод информации. Будь-то сканирование и создание минимальной карточки электронного документа с 4-5 атрибутами или полное распознаванием текста документа.

  • DocsVision
  • Documentum
  • LanDocs
  • Летограф
  • ЭОС ДЕЛО
  • и другие.

Ввод данных в информационную систему не ограничивается добавлением значений в таблицы баз данных и копированием новых файлов в хранилища.

Мифы о системах потокового ввода документов

В статье мы рассмотрим три вида системы потокового ввода документов Сразу оговоримся, что система потокового ввода «всеядна»: текущие, архивные, структурированные, слабоструктурированные, неструктурированные; бумажные, электронные, разных типов, форматов и состояний могут быть введены в информационные системы, из всех могут быть извлечены актуальные данные. Под каждый тип документов подбираются соответствующие оборудование и программное обеспечение.
Участок ввода Участок ввода организуется, когда есть задача оцифровки определенных документов подразделений, где нет необходимости в территориально распределенной структуре участков сканирования, поэтому на участке ввода может быть несколько сканеров, но одного типа (документный, планетарный и т.д.) Например, участок ввода технической документации, бухгалтерской документации и т.д. Участок ввода может содержать любое необходимое ПО.

Аутсорсинг бизнес-процессов

При выявлении процента ошибок по конкретному массиву данных, превышающего оговоренный в соглашении, проводится подокументная сверка. Мы постоянно повышаем профессиональный уровень операторов ввода данных.

Внимание

Изначально набираются сотрудники прекрасно знающие предметную область по тем документам, которые придется вводить. Так, например, для работы с экономическими документами привлекаются работники со знанием бухгалтерии и банковского дела.

То есть участки ввода, могут быть в различных подразделениях, и каждое подразделение будет загружать в единую учетную систему свои документы – ПБД, чертежи и т.д. Отдельно следует отметить ОЦО – Общие центры обслуживания, в которых организуются участки ввода.

В крупных компаниях, холдингах с территориально распределенной сложной структурой создается единое подразделение, в которое передаются бизнес-процессы определенного направления для всей организации. Например, в бухгалтерском ОЦО сосредотачиваются функции финансового и налогового учета.

То есть, вместо 10 бухгалтерий в каждом филиале, создается ОЦО, и в нем консолидируется обработка финансовой информации всех предприятий группы какого-либо холдинга, что оптимизирует штат и сокращает операционные затраты.

Для каждого из типов документов запрограммирован набор реквизитов, необходимых для включения на их основе в оперативные подборки, и из документов на основании той же распознанной подложки извлекаются индексные данные и связываются с документами.

Наименования документов не формализованы, и система распознает близкие по значению слова, например «договор», «контракт», «соглашение».
Система взаимодействует через программный интерфейс (API) с любым источником, содержащим документы, — СЭД, ECM, файловой системой.

Технология обработки информации позволяет определять словоформы, выявлять различные сущности в тексте (производится с использованием словарей и/или правил употребления слов, например с большой вероятностью слово с заглавной буквы, стоящее после аббревиатуры ОАО, является названием организации): наименование организаций, название улиц, номера домов и т. д.

Государственный сектор

Отрасли и области применения решения:

  • Финансовые и страховые организации (ввод в систему данных о клиентов, обработка заявок)
  • Организации, относящиеся к любому виду бизнеса, c большим объемом документооборота
  • Государственные, муниципальные учреждения, таможенные, налоговые службы (прием заявок от посетителей, проверка данных, выдача стандартных документов).
  • Медицинские учреждения (обработка заявок, ведение историй болезни с помощью сканирования и распознавания медицинских карт пациентов).
  • Образовательные заведения (обработка заявлений от абитуриентов, обработка результатов аттестации студентов).
  • Маркетинговые агентства (обработка анкет).
  • Издательские дома
  • Проектные организации
  • Библиотеки, архивы.

Функциональные возможности решений отличаются в зависимости от задачи Заказчика.

Потоковый ввод документов и данных

В процессе сканирования осуществляется улучшение качества образов: процесс очистки изображения («очистка от мусора», «удаление шума», устранение различных искажений, выравнивание и ориентация страницы, перенесение границы листа и другие функции предварительной обработки изображения). Процесс может быть как полностью автоматическим, так и с участием операторов.

Когда шаблонное распознавание «захлебывается» Продукты шаблонного распознавания могут «захлебываться», когда им предстоит распознать, к примеру, более тридцати различных типов документов при прочих равных условиях центра оцифровки. Например, в органе управления имуществом региона для решения множества задач различными подразделениями востребованы 17 млн документов 30-ти типов, создававшихся в течение долгого времени.

Источник: http://zakon52.ru/potokovyj-vvod-dokumentov/

Автоматизация ввода данных из первичных бухгалтерских документов

Потоковый ввод документов

Работа с электронными документами более удобна и финансово выгодна, если сравнивать её с бумажным документооборотом. В настоящее время многие компании стремятся перевести документооборот в электронный вид.

Но на данном этапе развития технологий в нашей стране полностью отказаться от использования бумажных документов не получается.

Вариант для организации электронного учета – перевод бумажных документов в электронный вид.

Путем потокового сканирования бумажные документы оцифровываются, затем распознаются, данные вносятся в учетную систему, а скан-копии помещаются в электронное хранилище. Весь процесс происходит автоматически, при минимальном участии человека.

Автоматизация работы с так называемой бухгалтерской «первичкой» обеспечивает:

  • Прозрачность процессов обработки бухгалтерских документов;
  • Снижение количества ошибок за счет упразднения монотонного ручного ввода данных;
  • Снижение вероятности потери или полной утраты документов и данных;
  • Сокращение времени поступления документов в учетную систему с последующим формированием бухгалтерской отчетности.

Всё это помогает повысить общую эффективность работы с документами в компании, повысить эффективность бизнеса в целом.

ЗАДАЧА:

Сотруднику бухгалтерии, осуществляющему ввод данных с бумажных финансовых документов в учетную систему, приходится выполнять ряд монотонных операций, таких как ручной ввод с бумажного оригинала в программу, и сверка номенклатурных позиций со справочниками учетной системы.

Кроме того, стандартная форма работы с первичной бухгалтерской документацией, при отсутствии электронного хранилища документов, предполагает ксерокопирование документов (расход времени сотрудников и бумаги).

Все это ведет к высокой стоимости и низкой скорости обработки одного документа.

Скопление очереди на обработку финансовых документов и задержки финансовых «проводок», задерживают движение денежных средств, как следствие может возникнуть ухудшение отношений с поставщиками, а также штрафы по окончании отчетных периодов.

РЕШЕНИЕ:

Решением задач по увеличению скорости обработки документов, сокращению затрат на эту процедуру и ликвидации ошибок, является внедрение системы автоматического ввода и обработки финансовых документов.

Процесс ввода документов в систему с использованием решения CORRECT выглядит следующим образом:

Товарные накладные, счета, счета-фактуры, акты и другие документы, подлежащие обработке сотрудниками бухгалтерии, сканируются в потоковом режиме. Этот этап может выполняться на местах или централизованно, что зависит от конкретных условий работы в компании.

Отсканированные копии документов отправляются на сервер автоматического распознавания для извлечения из них значимой информации. Этот этап выполняется на базе специализированного программного обеспечения ABBYY FlexiCapture без участия людей.

Автоматическое распознавание настраивается в процессе интеграции решения под каждый конкретный документ, точность полученных данных достигает показателя  100%, и может зависеть от вида документа (структурированность, однотипность формирования) и от отображения документа (качество сканирования, наличие печатей, перекрывающих символы и т.д.)

Часть отсканированных документов может потребовать визуального просмотра оператором и корректировки. Это этап называется верификацией.

К верификации предлагаются документы, содержащие неоднозначно распознанные символы – плохо отсканированные, перекрытые печатью, спорный вариант буква/цифра и др.

А также этап верификации предполагает работу по сверке извлеченных данных о товарах и организациях со справочниками учетной системы компании.

Посимвольную верификацию и сопоставление номенклатур, которые не вызывают сложности при подстановке из справочника, могут выполнять низкоквалифицированные сотрудники. В случаях, когда выбор вызывает сложности, верификация передается высококвалифицированным сотрудникам – бухгалтерам. Это самый оптимальный вариант работы, позволяющий экономить трудовые и временные ресурсы, достигая при этом самых высоких показателей точности данных.

Верифицированные данные выгружаются в файлы заданного формата и передаются в учетную систему. Теперь они становятся доступны для дальнейшей обработки – выполняются бухгалтерские операции, оплачиваются счета и т.д. А отсканированный образ документа помещается в электронное хранилище и доступен для просмотра в любой момент времени.

Автоматизированный ввод бухгалтерских документов можно представить схемой:

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ:

Обследование и сбор информации, составление технического задания. Заказчик предоставляет данные по объему документооборота, виду используемых документов, количеству структурных подразделений и филиалов, на территории которых планируется провести автоматизацию ввода. Формируются конкретные задачи и цели внедряемого решения.

В случае необходимости проводится пилотный проект на ограниченном количестве документов с настройкой автоматической обработки определенного вида документов.

Разработка программного обеспечения, настройка форм, шаблонов и определений для системы распознавания ABBYY FlexiCapture. Этот этап проводится командой разработчиков CORRECT, при этом требуются комментарии по специфике работы от специалиста со стороны заказчика.

Пуско-наладка и интеграция программного обеспечения производится на оборудовании заказчика, а в случае аутсорсинга – с привлечением возможностей CORRECT. Выбор между внедрение и аутсорсингом остается за заказчиком и может зависеть от различных причин.

Специалистами CORRECT на начальных этапах проекта просчитывается и обосновывается целесообразность использования той или иной технологии автоматизации. CORRECT является оператором персональных данных и обеспечивает сохранность предоставляемой информации в случае аутсорсинговой обработки.

При необходимости заключается договор о неразглашении информации (NDA).

Тестирование внедренного проекта производится при участии сначала только специалистов CORRECT, а затем представителей обеих сторон – и заказчика, и исполнителя. На этом этапе тестируются, дорабатываются и «оттачиваются» определения и методы работы с системой.

Обучение пользователей / сотрудников Заказчика. На данном этапе разрабатываются инструкции для пользователей системы, проводится обучение операторов и бухгалтеров, которым предстоит работать с внедренным решением. В случае аутсорсинга задействованность в этом этапе сотрудников заказчика не требуется, либо минимальна.

Запуск в эксплуатацию проводится на протяжении некоторого времени, начиная с небольшого объема документов, до момента полной автоматической обработки всего потока документов.

После внедрения решения возможна организация технической поддержки проекта. Поддержка актуальна в случаях, когда требуются регулярные доработки по видам и формам документов, подключения новых форм обработки документов, корректировок проекта под меняющиеся условия работы внутри компании заказчика.

Интеграция решений CORRECT с текущими учетными системами компании.

Внедряемое решение должно органично вписаться в архитектуру предприятия и быть частью общего процесса. Поэтому важным моментом при настройке системы ввода и обработки данных является интеграция с уже существующими в компании системами. Полученные из бумажных оригиналов данные могут быть выгружены в любую целевую систему – 1C, SAP, Axapta.

Выгрузка в 1С производится посредством XML-обмена, либо веб сервисов. Данные загружаются в объекты «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура полученный» и т.д. программы 1С, в зависимости от необходимости. После выгрузки документы становятся доступными для проводки.

Выгрузка в SAP производится в формате IDoc (Intermediate Document), который применяется для передачи электронных данных между SAP и другими системами.

Выгрузка в Axapta возможна через веб сервисы, либо промежуточные базы обмена данными.

Возможна программная интеграция со справочниками системы (такими как номенклатурные справочники, справочники контрагентов и т.д.) как на этапе распознавания документа, так и на этапе верификации (для сверки распознанных данных), а также в аутсорсинговых проектах (справочники подключаются к станциям операторов).

ВЫГОДЫ И ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ВВОДА ДОКУМЕНТОВ:

  • Экономия времени. Повышение скорости ввода и обработки документов, минимизировано время поступления документов в учетную систему.
  • Надежное хранение данных. Устранение риска утраты данных при хранении на отдельных серверах.
  • Экономия средств. Снижение стоимости обработки страницы документа, сокращение стоимости трудовых ресурсов за счет разделения низко- и высококвалифицированного труда.
  • Снижение нагрузки на специалистов. Централизация ввода с созданием единого центра обработки данных и с распределением обязанностей между сотрудниками ведет к более рациональному использованию трудовых ресурсов.
  • Высокая точность данных. Уменьшение количества ошибок ввода (опечатки) в 5 и более раз за счет исключения монотонного ввода с клавиатуры, уменьшение ошибок при оформлении документов.
  • Оперативный доступ к документам. Становится актуальным при наличии филиалов, структурных подразделений, скан-копии документов хранятся в электронном виде на сервере и могут использоваться уполномоченными удаленными сотрудниками.

Источник: https://tcset.ru/solutionroot/dlya-buxgalterii

Для чего предназначена система?

Для автоматизированного ввода данных с платёжных поручений, платёжных требований, инкассовых поручений с помощью компьютера и сканера и их дальнейшего экспорта в банковские информационные системы.

Что даёт вашему банку использование системы ABBYY FineReader Банк?

Как показывает практика, система в 3-10 раз увеличивает скорость ввода платёжных документов, что снижает себестоимость их обработки. На ввод одного документа с начала сканирования и до момента сохранения результатов требуется от 10 до 30 секунд, то есть появляется реальная возможность проверять большее количество платёжных документов в присутствии клиента.

FineReader Банк избавляет оператора от монотонного механического набора текста и позволяет использовать время для более важных задач.

FineReader Банк гарантирует правильность вводимой информации благодаря встроенной системе перекрёстных проверок. Если человек может утомиться и не заметить ошибку, то программа не устаёт никогда.

FineReader Банк сравнивает суммы цифрами и прописью, проверяет реквизиты банков, информацию о плательщике и получателе по справочникам и предупреждает оператора в случае обнаружения ошибки при заполнении документа.

Система внедрена и успешно используется более чем в 550 банках России (на февраль 2005). Это и небольшие банки с парой сотен платёжных поручений в день, и самые крупные российские банки, обрабатывающие тысячи документов ежедневно. Благодаря гибким возможностям настроек, FineReader Банк подходит банку с любой информационной системой и внутренней структурой.

ABBYY FormReader

ABBYY FormReader – система ввода форм, заполненных от руки или на принтере, с применением технологии ICR (Intelligent Character Recognition).

Знаете ли вы, что по мировой статистике 80% всех документов, использующихся в бизнесе, – это формы? Это значит, что, автоматизировав ввод форм, вы в 5 раз сократите объём ручного ввода, избавив себя и свой бизнес от всех связанных с этим проблем!

А вот еще пять причин автоматизировать процесс ввода форм с помощью программного продукта ABBYY FormReader:

  • 90% проектов по автоматизации ввода форм с использованием системы ABBYY FormReader успешны благодаря тому, что сначала реализуется пилотный проект и только по его результатам принимается решение о внедрении FormReader.
  • ABBYY FormReader легко настраивается на любые виды форм – как структурированные, так и гибкие.
  • С внедрением системы ABBYY FormReader время на ввод данных с бумажных форм уменьшается в 10 раз.
  • Точность итоговых данных повышается в 20 раз благодаря технологиям распознавания ABBYY (OCR, ICR and OMR/Barcode), заслужившим признание во всём мире.
  • Практика показывает, что система окупает себя в среднем в течение 3 месяцев благодаря разумной стоимости, низким затратам на внедрение и сопровождение.

Что даёт использование ABBYY FormReader?

Удобство работы

  • ABBYY FormReader способен обрабатывать любые типы форм, соответствующие простым требованиям машиночитаемости.
  • Распознаёт текст, напечатанный на машинке или принтере, для 172 языков и написанный печатными буквами от руки для 90 языков, а также метки (пункты) и штрих-коды.
  • Автоматически сортирует бланки, проверяет комплектацию многостраничных форм.
  • Не требует вмешательства оператора на этапах сканирования и распознавания.
  • Предлагает трехступенчатую технологию верификации, позволяющую подобрать оптимальный вариант проверки для каждого типа данных.
  • Позволяет экспортировать результаты ввода данных в файлы форматов TXT, DBF, Microsoft Excel, CSV или базы данных, сохранять изображения в виде pdf-файлов.

Качественный результат

  • Уровень корректного распознавания рукописных символов достигает 98%.
  • Качество данных при автоматизированном вводе форм оказывается на порядк выше, чем при ручном вводе.
  • Сводится к нулю влияние человеческого фактора, абсолютно исключаются “позиционные” ошибки, когда при ручном вводе оператор заносит, например, имя в поле “отчество”.
  • Проводится автоматический контроль результатов распознавания с помощью перекрёстных проверок, правил контроля сумм, сверок по словарям и базам данных.
  • Существует возможность создать собственные правила проверки, в том числе с подключением списков и словарей, и использовать их для контроля качества вводимых данных.

Высокую производительность

  • Использование локальной версии ABBYY FormReader позволяет силами одного сотрудника вводить ежедневно от 500 до 1000 страниц в зависимости от сложности формы и аппаратной конфигурации.
  • Применение ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition обеспечивает практически неограниченные объёмы обработки форм.
  • При использовании ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition скорость выполнения операций в процессе ввода форм увеличивается в несколько раз за счет разделения между сотрудниками решаемых задач.

Быструю окупаемость

  • Использование программы ABBYY FormReader экономически более выгодно, чем организация ручного ввода, так как подразумевает, что переменные издержки – на зарплату операторов, аренду офисных помещений, расходы на электроэнергию – будут гораздо ниже.
  • Затраты на приобретение программы, компьютеров и сканеров носят разовый характер, при этом бесперебойная работа с высокой производительностью и отличным качеством обработки гарантирована в течение нескольких лет.

Источник: http://akca.ru/solutions/potokovui_vvod_documentov

Вопрос права
Добавить комментарий