Отдел рекламаций роль

Отдел рекламаций роль | Практикующий юрист

Отдел рекламаций роль

Если потребитель ваших товаров или услуг обратился с жалобой, первое, что следует сделать, – приложить все усилия, чтобы удовлетворить его требования. Приоритетом в работе с претензиями должно стать погашение конфликта и сохранение потребителя. Ошибкой будет настаивать, что повод для нареканий незначителен или вовсе отсутствует.

Не получив адекватной реакции на свое недовольство, клиент просто уйдет, вдобавок обратившись в контролирующие инстанции или в суд. В результате ваша компания потеряет гораздо больше, чем если бы выполнила обоснованные требования потребителя. Помните, что довольные клиенты формируют такой важный показатель, как репутация вашей фирмы.

В результате грамотной работы с претензиями число покупателей будет постоянно расти.

Рекламация – это претензия, высказанная покупателем продавцу о низком качестве или нарушениях в выполнении условий договора.
Поэтому, если за дело берется неопытный работник, ему стоит объяснить, что именно он должен говорить и каким ограничениям следовать.

Отдел рекламы: задачи, должностная инструкция и система оценки эффективности

При получении товара заказчик должен проверить его на отсутствие механических повреждений. В соответствии со ст. 459 ч.2 ГК РФ (также ст.211 ГК РФ), претензии по внешнему виду и комплектности доставленного покупателю товара можно предъявить только до момента передачи ему товара продавцом.

Информацию по факту возникновения проблемы или просрочки первыми получают сотрудники, ответственные за конкретные участки работы: с поставщиками общаются менеджеры, за техническим состоянием помещений следят сотрудники хозяйственного отдела, за автопарк отвечает начальник транспортного цеха.

Что с такой информацией делать дальше? В крупных организациях существуют специализированные службы, прямой обязанностью которых является отстаивание интересов компании перед третьими лицами.

Получая товар, заказчик должен убедиться в том, что изделие не имеет механических повреждений (сколов, трещин, царапин и пр.). Претензии касательно внешнего вида, а также комплектности могут быть приняты только ДО передачи изделия клиенту (ст. 459 ч.2 и ст. 211 ГК РФ).

Полное отсутствие нареканий со стороны клиентов – очень опасный симптом. Чем бы ни занималась ваша компания, всегда найдутся поводы для недовольства. Если к вам не поступают жалобы, это не значит, что их нет в принципе.

Работа с претензиями должна включать и такой важный момент, как выяснение причин отсутствия негативных отзывов либо их небольшого количества.

Поступление жалоб стоит рассматривать как элемент маркетингового исследования, цель которого – полная информированность о работе компании.

По сути, отдел рекламаций — это специалисты, которые грамотно работают с эмоциональной и рациональной составляющей претензии клиента. То есть в их задачу входит не только фактическое возмещение полученного ущерба, но и компенсация эмоционального негатива. Именно это и нужно сделать сразу после принятия рекламации.

Как обрабатывать претензии Первый факт, который нужно осознать — рекламации являются положительным фактором работы с клиентами. Именно благодаря им компания может увидеть недочеты в процессе организации поставки, производства и обслуживания, которые нуждаются в устранении. Выявление подобных минусов позволит предприятию заработать еще больше денег.

Поэтому к претензиям не стоит относиться как к негативному явлению.

Претензия – это требование пострадавшей стороны о возмещении убытков, устранении нарушений или надлежащем исполнении прописанных в договоре условий. Она также составляется в письменном виде.

Работа с рекламациями – очень сложный элемент клиентской политики компании. Не каждый сотрудник морально готов работать с рекламациями клиента, выслушивать жалобы и успокаивать рассерженных покупателей. Тут требуются особые качества и навыки – дипломатия, умение слушать, стрессоустойчивость и т.д.

Информационная страница не найдена!

Направить ее необходимо, пока действует гарантийный период. Причинами могут стать:

  • несоответствующее качество товара;
  • несоответствие указанного в документах количества;
  • нарушение сроков поставки или иных указанных в договоре нюансов.

Рассерженный клиент это возможность для компании. Возможность проявить заботу и показать клиенту, что компании не все равно. Что все проблемы имеют свое решение, а проблемы клиента для компании очень важны. Такой клиент сто раз подумает, прежде чем уйти к другому продавцу. Ведь здесь его проблему решили, а там могут и не решить.

Покупка товара с доставкой не дает права клиенту использовать транспорт организации для доставки в сервисный центр изделия, вышедшего из строя. Также исключается возможность замены товара, посредством выезда специалиста к покупателю, за исключением случаев, предусмотренных законом.

При возврате денежных средств за приобретенную продукцию, средства, затраченные на ее транспортировку, возврату не подлежат.

Отдел рекламы: задачи, должностная инструкция и система оценки эффективности В настоящее время при соблюдении определенной процедуры можно предоставить и распечатки электронных документов, но этот процесс потребует большего объема трудозатрат и выполнения ряда дополнительных условий по сравнению с обычным бумажным документом.

Когда составляется письмо-рекламация

Если речь идет об оказании услуг широкому кругу потребителей, это является прямым нарушением законодательства, поскольку информация должна находиться на видном месте.

Помимо техники общения важно обратить внимание на точность оформления претензии.

Сотрудники компании, со своей стороны, должны заполнить собственный опросный лист, в котором будут зафиксированы все грани претензии клиента и тем более партнера.

В отношении возврата денежных средств за приобретенный товар, денежные средства за предоставленную услугу доставки не возвращаются. Для сокращения сроков рассмотрения рекламации необходимо четко изложить суть рекламации (замена, возврат денежных средств). В случае замены указать марку и модель товара, на который вы хотите заменить.

Рекламации могут предъявляться только по таким вопросам, которые не являлись предметом приемки товара, произведенной в соответствии с условиями договора.

В какой бы отрасли ни работала компания, рано или поздно она сталкивается с таким явлением, как претензии клиентов.

Не стоит думать, что наличие негативных отзывов свидетельствует о глобальных проблемах в работе вашего предприятия.

Напротив, следует воспринимать их как показатель неравнодушия потребителей товаров или услуг и стремиться использовать работу с претензиями для улучшения показателей своей деятельности.

Все вопросы, связанные с гарантийным обслуживанием, решает авторизованный СЦ, сведения о котором указаны в гарантийном талоне.
Предъявить претензию может покупатель или заказчик, она может быть направлена продавцу, мастеру, поставщику или подрядчику.

Управление продажами, управление компанией, маркетинг, PR

При отсутствии каких-либо претензий клиент подписывает договор купли-продажи, а также осуществляет оплату (при использовании наличного расчета).

Этап первый: выяснение, а что собственно стряслось. При этом очень важно отделить факты от эмоций клиента. Эмоций всегда много. Ваша задача – выявить суть рекламации. Что случилось? Когда это случилось? Как это произошло? В чем суть жалобы клиента?

По советскому гражданскому праву срок предъявления требований в связи с недостатками проданной вещи — 6 мес. , проданного строения — 1 год. Сроки Р.

о недостатках вещей, проданных розничной торговой организацией, определяются Правилами обмена промышленных товаров, купленных в розничной торговой сети.

Решение вопросов, связанных с гарантийным ремонтом товара, осуществляется Авторизованными сервисными центрами, адреса и телефоны которых указаны в гарантийных талонах на товар.

Подпишитесь на рассылку по теме «Управление продажами»

Тем, кто работает с претензиями, стоит понимать, что рекламация — это фактически обратная связь с партером или покупателем. Поэтому на данном этапе важно проявить профессионализм и высокий уровень сервиса в процессе обработки жалобы. В случае отсутствия претензий заказчик подписывает договор купли-продажи, а в случае наличного расчета за товар — производит его оплату.

СИТУАЦИЯ 1: ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ НАПРАВЛЯЕТ ПРЕТЕНЗИЮ Кому это поручить? Претензия представляет собой требование к контрагенту о выполнении им своих обязательств, которые имеют под собой конкретное и четкое основание.

Обычно таким основанием является сделка (договор), однако это могут быть также обязательства, возникающие из причинения вреда – например, офис залили соседи сверху или произошло ДТП.

Воспользоваться любым из вышеуказанных положений можно, предоставив в адрес продавца письмо-рекламацию, в котором следует четко изложить требования: заменить продукт, либо вернуть деньги. В первом случае необходимо оговорить марку и модель изделия, на которое клиент хочет получить в результате обмена.

В ней обязательно должны присутствовать требования или предложения, относящиеся к исправлению ситуации: например, требование заменить некачественный товар или довезти недостающий.

Как работать с рекламациями? Важно Оператор, или человек, принимающий рекламацию может закончить диалог такой фразой: «Наши переговоры уже закончены и мне хотелось бы извлечь урок на будущее, скажите мне, чем был вам полезен, что я сделал, что помогло разрешению ситуации?» Это очень сильный пример, сильный прием.

Необоснованные рекламации Что делать, когда рекламации не обоснованы? Бывает такое, когда рекламации содержат не правильные сведения или попадают не к тому, кому они предназначаются.

Этап второй. Постарайтесь состыковать вашу позицию и позицию клиента – придти к общему видению ситуации. Ваше видение того, что случилось должно совпасть с видением клиента (при этом вы можете иметь противоположную точку зрения, но не надо доносить ее до клиента).

В дальнейшем в работе с рекламацией вы будете исходить из этого общего видения.Наибольшие шансы не потерять недовольных клиентов имеют компании, для которых работа с претензиями – не только способ устранить недостатки в обслуживании, но и инструмент, позволяющий лучше понимать тенденции развития рынка.

Получая отклики от потребителей, продавцы владеют наиболее полной картиной, своевременно реагируют на постоянно меняющийся спрос, способствуют росту репутации компании.

Воспринимая работу с претензиями как метод сохранения постоянных клиентов и приобретения новых, такие фирмы делают гораздо более значимые успехи, чем их конкуренты, игнорирующие жалобы.

Источник: http://uk54.ru/nasledstvennoe-pravo/6857-otdel-reklamaciy-rol.html

Отдел рекламаций роль

Отдел рекламаций роль

И только в том случае, если ситуация выходит за рамки обычной, следует привлекать профильных специалистов-юристов, которые будут заниматься ею с оглядкой на возможные последствия, среди которых может оказаться судебное разбирательство в рамках административного и даже уголовного дела. Самый простой способ распределить ответственность за претензионную работу – это разработать соответствующий документ. Это может быть Положение о претензионной работе, Регламент работы с поставщиками или Регламент по взысканию задолженности. Инициировать разработку такого документа может отдел делопроизводства (секретарь-референт), поскольку именно на него возложена функция по формированию номенклатуры дел внутреннего и частично внешнего документооборота компании. Поскольку документ является, по сути, т.е.

Необходимо использовать алгоритм по восстановлению контакта, состоящий из трех шагов:

  1. Сказать, что вы расстроены тем, что сказал ваш клиент. Сказать о том, что вы видите недовольство вашего клиента.
  2. Сказать о том, что вы постараетесь решить проблему в этой ситуации и разберетесь в причине недовольства.
  3. Используйте пересказ: Передача смысла высказывания клиента своими словами. Пересказ должен начинаться фразами-завязками: «вы хотите сказать; таким образом, вы говорите; если я вас правильно я понял».

Функции техники пересказа:

  1. Улучшение контакта с клиентом.
  2. Понимание того, чего хочет клиент.
  3. Клиент сам начинает лучше понимать себя.
  4. Удержание конструктивной беседы, диалога.
  5. Появляется время для обдумывания следующего вопроса.

Третье правило Третье правило — внимательно слушать.

Менеджер по рекламациям

У клиента существует две потребности, когда он чем-то не доволен, когда он выражает свои претензии. Эти две потребности связаны с эмоциональной и рациональной частью. Эмоциональная звучит так: «верните мне мои чувства»; рациональная — «разрешите ситуацию».

Как работать с рекламациями? Внимание Вам стоит обратить внимание на то, с каким настроением ваши сотрудники выходят на работу». Я задал вопрос другу: «Для чего ты это сделал?», и он сказал : «Для меня важно, что бы у моих друзей, которые придут в этот магазин, не испортилось настроение».Менеджер поблагодарил его, и пообещал, что обязательно проведет определенную работу. Он дал менеджеру возможность проявить заботу о своем персонале.
Я уверен, что следующие посещения этого магазина были более приятными. Давая рекламации, мы заботимся о дальнейших посещениях. Для компании это полезно.

Рекламация — это что?

Важно Зорин; Под ред. О.П. Глудкина. – М: Радио и связь, 1999. – 600 с. 2. Корольков В.Ф. Процессы управления организацией / В.Ф. Корольков, В.В. Брагин. – Ярославль: Ред. изд-центр Яртелекома, 2001.
– 416 с. 3. Современный экономический словарь. Райзберг Б. А. и др. М.

: ИНФРА-М, 2007. 4. Аналитика малого предпринимательства www.giac.ru3. 5. Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Структурный анализ систем: IDEF-технологии.

Бумажная» или «электронная» претензия: что предпочесть? В наше время, когда большое количество документов переводится в цифровую форму, а общение с покупателями или поставщиками в большинстве случаев сводится к обмену электронными письмами, постоянно возникает вопрос: можно ли отправить претензию в электронной форме, не дублируя ее на бумаге? Ответ на него не так прост, как может показаться на первый взгляд.

Внимание Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон. СИТУАЦИЯ 2: В ОРГАНИЗАЦИЮ ПОСТУПИЛА ПРЕТЕНЗИЯ Что делать? Для начала – зарегистрировать. Как правило, регистрация происходит в день поступления ответственным лицом – секретарем или делопроизводителем – в журнале входящей корреспонденции.

Важно! Получение претензии должно быть немедленно подтверждено предъявляющему претензию (например, по почте, телефону или электронной почте).

Регистрация претензий может вестись параллельно юристом для более удобного контроля за процессом работы по претензиям.

В этом случае юрист вносит данные о претензии в учетный журнал юридического отдела (Пример 4) и передает документ в подразделение, которое ведет договорную работу.

Решение или любые действия, связанные с претензией и имеющие отношения к предъявляющему претензию или вовлеченному персоналу, должны быть доведены до них немедленно после принятия решения или выполнения соответствующих действий.

Претензионная работа в организации

Если мы являемся компанией, которая принимает рекламации, мы обязаны дать клиенту рекомендации о том, как ему на будущее предупредить некоторые трудности, связные с оказанием сервиса либо продажи.

Отдел рекламы: задачи, должностная инструкция и система оценки эффективности В любом бизнесе рано или поздно появляется необходимость в измерении степени удовлетворенности потребителей, компания не может существовать без обратной связи с клиентами. В период ожесточенной конкуренции нам необходимо добиться лояльности к нашей компании со стороны клиента.

Неудовлетворенные клиенты попросту перестают работать с нашей компанией. Мы не поставщики электроэнергии и воды, с которыми их потребителю придется работать в любом случае.

Что такое рекламация — нюансы подачи и отличия от претензии

Отдел рекламаций роль

«Рекламация – что это такое?» — интересуются многие покупатели.

Чаще всего синонимом к этому слову выступает «претензия»: эти термины практически не отличаются друг от друга.

  • Что такое рекламация
  • Рекламационный акт
  • Сведения о рекламации
  • Рекламация и претензия разница
  • Отдел рекламации что это такое

Что такое рекламация

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов,но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Согласно википедии определение пошло от латинского «Reclamation», что означает «неодобрение, громкое возражение».

Это претензия, направленная покупателем в адрес продавца из-за каких-либо проблем с товаром или поставленной услугой.

Направить ее необходимо, пока действует гарантийный период. Причинами могут стать:

  • несоответствующее качество товара;
  • несоответствие указанного в документах количества;
  • нарушение сроков поставки или иных указанных в договоре нюансов.

: иногда рекламацию называют клейм от английского «Требование».

Предъявить претензию может покупатель или заказчик, она может быть направлена продавцу, мастеру, поставщику или подрядчику.

В качестве требований могут быть прописаны:

  • устранение недостатков (довоз недостающего количества товара или его замена на правильный);
  • проведение ремонта;
  • снижение стоимости;
  • возмещение причиненных убытков.

Рекламационный акт

Это документ, который составляется в письменном виде покупателем при обнаружении недостатков.

Он необходим для возможности досудебного урегулирования спорной ситуации.

Строгого образца акта нет, но при его составлении стоит следовать некоторым правилам. В бумаге необходимо указать:

  1. Полное название фирмы, выставляющей претензию, или ФИО гражданина, адрес и телефон.
  2. Название самого документа, его номер и дату составления.
  3. Название приобретенного товара или услуги с указанием количества.
  4. Основания для предъявления рекламации: номер договора, чека, акта приемки-передачи.
  5. Саму проблему: недовоз, плохое качество, несоответствие привезенного товара перечисленному в акте.
  6. Доказательства проблемы и причинения ущерба.
  7. Требования: замену товара, ремонт, возврат денег.
  8. Список бумаг, приложенных к претензии.

Обратите внимание: понятия «рекламационный акт» и «рекламация» являются синонимами и не имеют отличий.

Передать весь пакет можно лично или заказным письмом. Важно, чтобы принимающая сторона поставила отметку о получении.

Образец рекламационного акта Вы можете скачать здесь.

Сведения о рекламации

Это информация, касающаяся правил составления претензии между конкретными лицами.

Ее указывают в договоре заранее и при составлении рекламации необходимо обращать внимание на эти данные.

В сведениях указывают:

  1. По какому адресу необходимо отправить рекламацию, в каком виде и в течение какого срока.
  2. Сколько будет занимать рассмотрение претензии.
  3. В каких случаях рекламация будет принята: обычно указывают, что претензию примут только, если установлено, что принимающая сторона не виновата в возникновении брака.
  4. Где необходимо указать о поступлении рекламации и принятых мерах.

Следует учесть: у каждой фирмы могут быть свои требования, а потому стоит сперва изучить договор, а уже после писать претензию.

Рекламация – это претензия, высказанная покупателем продавцу о низком качестве или нарушениях в выполнении условий договора.

В ней обязательно должны присутствовать требования или предложения, относящиеся к исправлению ситуации: например, требование заменить некачественный товар или довезти недостающий.

Претензия – это требование пострадавшей стороны о возмещении убытков, устранении нарушений или надлежащем исполнении прописанных в договоре условий. Она также составляется в письменном виде.

Фактически никакой разницы между этими двумя терминами нет, однако считается, что претензия охватывает более широкий спектр. Так, иск в суд или жалоба – это тоже претензия, но не рекламация.

Стоит отметить: во многих фирмах есть отдел претензий и рекламации – это позволяет им не попасть впросак при использовании терминов.

Говоря простыми словами, это отдел претензий. Сюда поступают рекламации от клиентов, тут же их рассматривают и решают ситуацию.

Работа отдела начинается только после поступления письменной жалобы: устное обращение вряд ли останется совсем без внимания, но не может являться причиной для начала разбирательства.

Также стоит отметить ненадежность электронного письма: у отправителя не будет подтверждения того, что его сообщение получено.

Совет специалиста: перед обращением в отдел необходимо изучить договор: если претензия касается качества товара или услуги, может оказаться, что этот случай входит в принятую фирмой и указанную в договоре норму.

После поступления обращения рекламаторы проводят проверку, выясняют причину произошедшего и решают ее, затем отписываются о принятых мерах.

Рекламация – это претензия покупателя товара или услуги к продавцу. Она может быть связана с низким качеством или невыполнением каких-либо условий договора и позволяет решить проблему до суда. Для продавца рекламация является способом узнать подробнее о своем товаре: если покупатели в большинстве случаев недовольны им, стоит проверить качество.

Смотрите видео, в котором специалист дает практические советы по работе с рекламациями6

Внимание!

В связи с последними изменениями в законодательстве, информация в статье могла устареть! Наш юрист бесплатно Вас проконсультирует – напишите вопрос в форме ниже:

Источник: https://sovetnik.guru/prava-potrebitelej/zhaloby/reklamatsiya.html

Как работать с рекламациями?

Механизм управления процессом управления рекламационной деятельности основан на рекомендуемом ГОСТ Р ИСО 9001–2008 цикле Деминга PDCA, который символизирует принцип повторения в решении проблемы – достижение улучшения шаг за шагом, и повторение цикла усовершенствования много раз. Указанный цикл для процессов деятельности обращается в этапы: Plan – планирование необходимой последовательности действий процесса, Do – выполнение процесса по намеченному плану, Check – контроль достижения целей и результатов деятельности, Act – улучшение деятельности.

Вы точно человек?

Жалобы такого рода могут подаваться при следующих обстоятельствах:

  • качество поставленного товара не соответствует требуемому;
  • просрочена оплата или поставка продукции;
  • комплектация товара нарушена.

Подобные нарушения чреваты выплатой пени или отказом от товара.

Стоит учесть, рассматривая сведения о рекламациях, что это претензии, которые могут быть предъявлены и на основании договора подряда. В этом случае все заканчивается выставлением неустойки. Такой итог возможен, если исполнитель не выполнил нужный объем работ или сделал его на не соответствующем договору уровне качества.

Со своей стороны заказчик может выплачивать неустойку, если не вовремя произвел оплату работ.

Как можно заметить, рекламация — это инструмент защиты интересов двух сторон, заключающих договор.
Практическая реализация процессного подхода на предприятиях предусматривает детальный анализ и описание процессов с учетом всех компонентов, необходимых для его надлежащего функционирования.

Решить управленческие задачи на каждом уровне процесса управления рекламационной деятельностью невозможно без его детального описания и последующего анализа.

Описание процесса и каждой из входящих в него работ (деятельности, подпроцесса, процесса второго или последующих уровней или функций) должно происходить с применением особых методик и приемов графического изображения процессов, достаточно хорошо разработанных и позволяющих исключить многие ошибки.

Предъявляющий претензию по запросу и через запланированные регулярные интервалы времени, по крайней мере во время первоначально установленного срока исполнения, должен иметь доступ к информации о текущем состоянии процесса управления претензией.

После регистрации должна быть проведена первоначальная оценка претензии с точки зрения таких критериев как важность, безопасность, сложность, возможные последствия, а также должна быть проведена оценка необходимости и возможности проведения немедленных действий по рассмотрению претензии.

СИТУАЦИЯ 1: ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ НАПРАВЛЯЕТ ПРЕТЕНЗИЮ Кому это поручить? Претензия представляет собой требование к контрагенту о выполнении им своих обязательств, которые имеют под собой конкретное и четкое основание.

Обычно таким основанием является сделка (договор), однако это могут быть также обязательства, возникающие из причинения вреда – например, офис залили соседи сверху или произошло ДТП.

Информацию по факту возникновения проблемы или просрочки первыми получают сотрудники, ответственные за конкретные участки работы: с поставщиками общаются менеджеры, за техническим состоянием помещений следят сотрудники хозяйственного отдела, за автопарк отвечает начальник транспортного цеха.

Что с такой информацией делать дальше? В крупных организациях существуют специализированные службы, прямой обязанностью которых является отстаивание интересов компании перед третьими лицами.

Источник: http://zakon52.ru/otdel-reklamatsij-rol/

Вопрос права
Добавить комментарий